Le Centre Hospitalier Intercommunal Elbeuf-Louviers-Val de Reuil (CHIELVR) est un hôpital à taille humaine qui a l’avantage d’offrir de nombreuses spécialités, d’être pourvu d’un plateau technique (important et innovant). Rejoignez les 2 200 professionnels qui contribuent chaque année à la prise en charge des 220 000 patients de territoire de santé. Les professionnels du CHIELVR relèvent de la fonction publique hospitalière : ils sont tenus à des obligations spécifiques comme la discrétion, le respect du secret professionnel et la neutralité. Les avantages du CHIELVR : Un accès facile Une gratuité des parkings 

INTITULE DU POSTE :

GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative

FONCTION : Secrétaire médicale             

AFFECTATION :   Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais

CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT :

Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente

Expérience en secrétariat médical souhaitée

Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir

CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE :

Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE

 Chef de pôle : Docteur LANGLOIS

Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER

  Cadre d’unité :  Mme DOREY

Responsable chef de service : Docteur DONATO

Médecins coordinateurs : Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON

QUOTITE DE TEMPS : 100%

BASE HORAIRE ANNUELLE :  1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT                                                      annuelle)

AMPLITUDE HORAIRE : 8h30 – 16h30 selon organisation

Pas d’astreinte, pas de garde

Liaisons fonctionnelles :

                -       Autres secrétariats médicaux

                -       Laboratoires

                -       Reprographie

                -       Médecins extrahospitaliers 

                -       Ambulanciers de l’établissement

                -       Autres établissements de soins

                -       Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues)

                -       Prestataires de santé à domicile

CONDITIONS PARTICULIERES :

Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients.

Missions de gestion de facturation.

1-    MISSIONS :

a- MISSIONS GENERALES :

Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile.

Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.

b- MISSIONS SPECIFIQUES :

       SECRÉTARIAT

•   Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents)
•   Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus)
•   Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge
•   Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…)
•  Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire
•  Faire le relevé journalier des entrées et des sorties.
•   Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation
•   Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants
•   Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins)
•   Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité
•   Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
•   Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité
•   Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle
•   Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins

       ACTIVITÉ LIBÉRALE

•   Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux
•   Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux
•   Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH

       MUTUALISATION SSIAD

• Assurer le remplacement pendant les congés et absences

b- MISSION TRANSVERSALE :

Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage).

2-    COMPETENCES :

a- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES :

•   Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe
•   Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux
•   Garantir les règles professionnelles
•   Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…)
•   Disposer de notions de comptabilité

b- SAVOIR FAIRE :

Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité.

Disposer de capacités d’organisation.

c- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI

à Savoir être :

• Avoir le souci permanent d’un accueil téléphonique de qualité des patients, des familles, des professionnels.
• Avoir le sens du travail en équipe.
• Être dynamique, ponctuelle, discrète.
• Savoir maitriser son stress et s’adapter aux situations rencontrées.
• Capacité à prendre des initiatives et savoir travailler en autonomie.